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- Une noyade dans les discussions de groupes par email copiées à presque tout le monde, partant du PDG jusqu'aù concierge. Essayez un wiki à la place.'
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1.1. L'e-mail de groupe a tendance à devenir la nouvelle réunionite sans ordre du jour
Avant l'âge de l'internet, les équipes dans le business produisaient des décisions de groupe par ce qui s'appelaient les réunions. De nos jours, il est souvent difficile d'appeler cela des réunions. Soit, les personnes ne veulent pas aller aux réunions, elles n'ont pas le temps ou ne le peuvent pas car elles sont parties aux quatre coins du monde. La solution à ce problème a été de tenir les discussions de groupes par e-mail. Néanmoins, le remède est souvent bien pire que la maladie. Dans une réunion en face à face, vous ne pouvez seulement asseoir que le nombre de personnes correspondant au nombre de chaises dans la pièce. Les discussions de groupe par e-mail se répandent comme le cancer dans votre organisation. Elles mitraillent sans contrôles jusqu'au stade où où tout le monde puisse être mis en copie-carbone sur chaque décision, en partant du PDG jusqu'aù gardien public de l'immeuble.
Le problème avec les discussions de groupes par email sont les mêmes que avec le pire des réunions en face à face. Les réunions sont souvent créées sans objectifs ou ordres du jour, direction ou quelque respect du temps des invités. Elles traînent souvent en longueur sans structure parce que les participants sont obligés de se battre pour la part d'attention. A la fin de la réunion, personne n'a une compréhension claire de ce qui a été décidé--tant bien même qu'ait été décidé quelque chose. Bien sûr, personne ne prend le temps de résumer ce qui s'est dit de façon à ce que cela ne soit plus répété à nouveau.
1.2. Définition du succès
Les cinq étapes nécessaires pour réussir une réunion de groupes sont bien connues :
- Planifier les réunions à l'avance.
- Préparer un ordre du jour détaillé.
- Pré-informer les participants..
- Maîtriser la discussion.
- Résumer et enregistrer les décisions..
En bref, l'art des réunions de groupes qui réussissent descend d'un mélange de gestion efficace du temps et d'une communication structurée. L'art d'une discussion de groupe par e-mail n'est pas différent.
1.3. Gestion du Temps Inefficace
En surface, le fait d'utiliser l'email pour les discussions de groupe semble un moyen idéal pour gérer le temps. Après tout, les participants peuvent répondre quand cela les arrange de le faire. Mais nous savons tous que cela n'est pas le cas. Nos boîtes de réception sont plombées par le "spam occupationnel" provenant de nos collègues nous mettant systématiquement en copie sans nécessité. Tous ces emails doivent être traités, nous faisant perdre du temps. Pire, le fait d'impliquer trop de cuisiniers rend les décisions plus longues à prendre. Nous sommes tenus d'attendre le consensus.
Quand une décision importante doit être prise, nous perdons toute trace de cela sous une pile d'e-mails. Nous perdons du temps à chercher dans notre pile de détritus numérique à la recherche de l'information valable. Les décisions de groupe par email vous encombrent la vie.
1.4. Discussions Non Structurées
Dans les réunions non structurées, personne ne sait quoi dire et quand. Quand les décisions doivent être prises et qu'elles semblent vous concerner, des réunions souvent non structurées sombrent dans des conflits chaotiques où chaque participant doit se battre pour gagner de l'attention et la situation. Les bonnes réunions ont un moyen clair d'intégrer les idées des personnes et leurs problèmes en une solution unique.
L'e-mail rend cela difficile. L'e-mail donne à chacun une part égale de voix. Il est facile de cliquer sur répondre et tout le monde est invité à faire de même. Pour bon nombre d'organisations, ceci est voulu. Néanmoins, quand beaucoup de personnes sont impliquées, les discussions peuvent rapidement devenir chaotiques. Les discussions par e-mail s'épanchent en sous-discussions qui se propagent vers des discussions tangentes complètement nouvelles.
1.5. La Solution
Ce dont nous avons besoin est d'une façon de structurer les discussions afin que toutes les voix puissent être entendues, mais n'aient pas besoin de se battre pour l'attention. A la place, chaque voix peut s'intégrer dans une expression cohérente unique de l'opinion du groupe. Une décision peut ensuite être prise, décision qui respecte chaque individu.
Traditionnellement, on pourrait utiliser un tableau blanc. Chaque contribution personnelle est notée sur le "paper board". Ce point unique de concentation permet de vraiment maintenir l'attention de tous sur la même page. Ensuite, le groupe en vient à prendre une décision en résumant les notes écrites sur le paper board.
Les discussions de groupes par e-mail ont souffert jusqu'à ce jour du manque du bloc de papiers du paper-board. Un wiki est un bloc digital de papier pour le paper board. Tout le monde dans la discussion voit le même texte. Tout le monde a une chance égale de contribuer à ce texte. A la fin, le texte peut être réduit au résumé de ce qui s'est dit.
Un wiki est accessible par quiconque sur l'intranet. Ce qui signifie qu'au lieu de mettre en CC chaque collèque qui pourrait avoir besoin d'être impliqué, les collègues peuvent s'impliquer eux-mêmes au moment où ils en ont besoin. Le bloc du paper-board est ouvert pour dire ainsi à la révision. Une fois la décision résumée, le wiki ne s'en va pas comme l'e-mail. Chaque wiki reste exactement à l'endroit où vous le mettez de façon à ce que vous puissiez l'utiliser pour une future référence à tout moment. Et à tout moment du jour et de la nuit, une personne peut accéder au wiki, tout simplement comme l'e-mail.
1.6. Conclusion
Si vous voulez rependre la maîtrise des discussions de groupes par e-mail, vous avez besoin pour faire converger la discussion d'un outil qui respectera le temps des personnes. Utilisez un wiki pour recentrer et faire converger la discussion. Utilisez un wiki pour résumer vos décisions. Et utilisez un wiki pour vous souvenir de vos décisions quand vous en avez le plus besoin.
1.7. Pages MeatballWiki en rapport
- Inspiré par WikiEnTantQuePièce + UnTexte?. (traduire OneText)
Améliorations encouragées. Réutilisation encouragée.
- Ce travail est sous une [Licence Creative Commons].
Plus spéciquement, Attribution-Share Alike v. 2.0. Texte original de SunirShah. Traduction française ChristopheDucamp
1.7.1. Points de vue additionnels.
Non seulement, suis-je membre de deux groupes qui s'épanchent par email, mais je suis aussi 'protégé' par les filtres à spam qui font qu'il me devient presque impossible de recevoir des emails de la part des personnes que je n'ai pas autorisé à l'avance.
Un effet apparent de cela fût de me conduire à utiliser les wikis pour des communications ouvertes et l'e-mail pour des conversations semi-privées.
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